Komunikasi Bisnis - Minggu ke-6: Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat
1.
Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk
menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh
pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk
menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua
unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil
keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
·
Bentuk-bentuk
Pertemuan
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai
kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat
rutin dalam suatu masa jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk
ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi
bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan
komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi
dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada
pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia
kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah
dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konferensi
Adalah pertemuan sekelompok orang
untuk membahas masalah penting. Konperensi studi pendalaman bahan misalnya
sebagai masukan menjelang kongres. Contoh: Konferensi Meja Bundar, Konferensi
Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang
penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu
kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah
utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak.
Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan
replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi
diluar forum tersebut. . Semula terjadi di lobby Hotel atau di lobby balai
pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance,
pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau
menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi
Panel
Adalah sekelompok kecil orang misalkan berjumalah 6 orang,
mendiskusikan suatu masalah di hadapan suatu kelompok yang lebih besar yang
mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung
selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas
dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses
yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak
harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar
secara nalar.
2.
Rapat
Rapat adalah forum bersifat formal bagi pengambilan
kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa
harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki
kewenangan untuk membuat keputusan.
·
Tujuan rapat:
1.
Untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2.
Untuk
menyampaikan informasi
3.
Sebagai
sarana koordinasi
4.
Agar
peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan.
·
Jenis Rapat:
- Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
- Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan
·
Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu
langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan
rapat yang sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan
Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat
resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas
Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat
rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom
yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel
Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah
dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat
yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya:
“Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat
dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan
pertimbangan :
·
Jumlah
partisipan
·
Hubungan
masing-masing partisipan
·
Level
keintiman
·
Jenis
rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
·
Apakah
Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2.
Persiapan Administrasi
a. Membuat Surat Undangan rapat
Persiapan surat Undangan
sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan
rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. Menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat,
secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu
yang dirinci jam atau menitnya.
c. Menyusun daftar hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta
rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa. Guna
daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat
diadakan bisa berupa :
- Hasil rapat yang lalu
- Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- Peraturan-peraturan yang diperlukan
- Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
- Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn
untuk keperluan rapat seperti :
- Papan dan alat tulis
- Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
- OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
- Sound system, tape recorder
- Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat
tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti
telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat
berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
- Judul dan jenis rapat
- Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
- Pemimpin rapat
- Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
- Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
- Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
- Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
- Pembuat notula (sekretaris)
- Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan
singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada
peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak
lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil
rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan
pertemuan berikutnya
3.
Komunikasi
dalam pertemuan dan rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari
posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
- Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
- Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus dikomunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4.
Teknik
Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi
seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang
percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang
membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang
lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, dapat dcoba teknik-teknik
berikut:
1.
Sebelum
tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi.
Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya
singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan
tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
2.
Persiapkanlah
penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan
rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda
mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan
mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas.
Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang
tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri
saat berbicara.
3.
Berlatihlah
dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan teman, saudara, atau
orang terdekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan
susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
4.
Mengevaluasi
diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda
melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi
tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
5.
Perhatikanlah
gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan.
Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus
diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda
dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda
berbicara di depan umum.
6.
Siapkanlah
mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama
kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa
anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik
membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang
tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari
kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud
si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas
kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan
untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam
skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat
pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya.
Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan
bacaan.
Begitu
juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan
harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara
yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera
pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya
pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan.
Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si
pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Keberhasilan
komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap
positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu
komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta
mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu
teknik daripada sikap. Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun
nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang
satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu
produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi
didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah
pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan.
Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja
anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya
rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan,
bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang
menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber:
Comments
Post a Comment